Melakukan manajemen barang dagangan di gudang merupakan salah satu hal penting yang perlu dilakukan oleh setiap perusahaan. Manfaat dari sebuah manajemen gudang antara lain dapat menjaga kualitas dan kuantitas logistik dan peralatan, penataan logistik dan peralatan, peningkatan pelayanan distribusi, menyediakan data dan informasi yang akurat, aktual, dan akuntabel. Selain itu juga dapat memudahkan akses dalam pengendalian dan pengawasan, serta menertibkan proses administrasi. Ada beberapa strategi khusus yang perlu Anda perhatikan untuk manajemen barang di gudang, salah satunya melakukan stock opname atau stok barang gudang. Ketahui penjelasan dan contoh laporan stok barang gudang di bawah ini.
Strategi Khusus Manajemen Barang Gudang

1. Tersedianya gudang penyimpanan sebagai tempat khusus untuk menyimpan stok Anda telah tersedia.
2. Mempersiapkan segala data hasil pencatatan yang akurat.
3. Setelah data input dan output barang terkumpul, langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah membuat forecast atau perkiraan persediaan stok barang berupa berapa jumlah persediaan yang dibutuhkan pada periode saat ini.
4. Memberikan kode khusus pada setiap barang. Pemberian kode khusus ini akan sangat membantu Anda ketika melakukan penjualan barang. Dan juga akan membantu Anda ketika menata barang di gudang.
5. Memisahkan stok baru dan stok lama. Sebaiknya Anda mulai memisahkan stok lama dan stok baru, agar Anda lebih mudah menemukan berapa jumlah stok lama yang terjual dan yang belum terjual.
6. Melakukan pengecekan sebelum barang disimpan. Pengecekan ini dapat dilakukan sebelum pemberian kode khusus.
7. Melakukan pencatatan secara teratur pada saat ada barang yang masuk, pindah tempat, dan barang keluar. Anda dapat melakukan stok opname secara berkala sesuai dengan kebutuhan untuk membantu Anda dalam melakukan manajemen stok barang di gudang.

Stok Barang Gudang atau Stock Opname

Stock opname merupakan suatu kegiatan penghitungan persediaan barang dagangan di gudang secara fisik. Kegiatan penghitungan ini dilakukan agar perusahaan mengetahui catatan pembukuan barang dagangan secara akurat. Stock opname penting untuk dilakukan karena kegiatan ini merupakan salah satu fungsi dari sistem pengendalian internal (internal control). Pada dasarnya kegiatan ini cukup melelahkan dan membutuhkan waktu yang cukup lama karena persediaan barang harus dihitung secara langsung untuk bisa memeriksa kondisi dan keadaan barang di gudang. Namun dengan munculnya barcode, ternyata dapat memudahkan dalam melakukan stok opname dan dipercaya dapat membantu perusahaan untuk mengurangi kesalahan pencatatan dan perhitungan barang dagangan.
Kegiatan ini memiliki berbagai tujuan untuk perusahaan. Stock opname dilakukan tidak hanya untuk mengetahui jumlah persediaan barang dagang, tetapi juga diharapkan mampu membantu menghitung kas, aktiva, piutang serta utang perusahaan. Untuk perusahaan manufaktur, stock opname ditujukan untuk mengetahui jumlah persediaan bahan baku, bahan penolong, barang setengah jadi dan barang jadi. Dalam perusahaan manufaktur, petugas atau karyawan yang melakukan stok opname adalah petugas audit yang merupakan pihak independen.
Hal ini dilakukan agar hasil dari kegiatan stok opname lebih akurat. Selisih yang mungkin terjadi saat melakukan stok opname, dapat berakibat pada jurnal penyesuaian dan juga pemeriksaan ulang pada bagian jurnal, buku besar hingga laporan keuangan. Ada beberapa manfaat dari proses stock opname yang perlu Anda ketahui, yaitu sebagai berikut:

• Dapat mencocokkan jumlah barang di gudang dengan jumlah barang yang tertera pada catatan pembukuan.
• Dapat meminimalisasi penyimpanan atas persediaan barang dagangan yang mungkin dapat terjadi karena faktor kelalaian.
• Mempercepat proses pengambilan keputusan pada saat ada barang yang hilang atau rusak.
• Untuk menganalisis perkembangan perusahaan dengan membandingkan jumlah persediaan pada tahun-tahun sebelumnya dengan tahun saat ini.
• Untuk mengetahui arus kas masuk dan arus kas keluar persediaan barang dagangan.

Langkah Melakukan Stock Barang Gudang

Setiap perusahaan tentu saja memiliki pilihan masing-masing untuk melakukan kegiatan stock opname. Ada perusahaan yang melakukan kegiatan ini di setiap akhir tahun, setiap akhir bulan, per tiga bulan atau bahkan per empat bulan. Semuanya tergantung pada jenis, kebutuhan dan kebijakan setiap perusahaan. Khusus untuk perusahaan yang memiliki Satuan Pengawas Internal (SPI), biasanya kegiatan ini dilakukan per triwulan atau kuartal. Intinya, untuk menentukan periode stock opname, setiap perusahaan bisa menyesuaikan dengan tingkat kepentingan dan kemampuan perusahaan itu sendiri. Lalu bagaimana cara melakukan kegiatan stock opname? Simak ulasannya berikut ini:

1. Tahap persiapan di gudang. Dalam tahap ini, orang-orang di gudang akan melakukan persiapan untuk melakukan stock opname seperti sticker atau tag, merapikan stok sesuai dengan jenis dan kode, melengkapi stok barang dengan barcode yang sesuai dan lain sebagainya.
2. Tahap persiapan tim stok opname. Setelah persiapan di gudang selesai dilakukan, maka selanjutnya Anda harus mempersiapkan tim. Pastikan untuk melakukan briefing untuk menjelaskan tugas masing-masing, dan input mutasi barang harus sudah selesai sebelum stock opname dilakukan. Jika memungkinkan, pastikan pergerakan barang harus dihentikan agar tidak ada kerancuan pada saat proses stok opname dilakukan.
3. Proses stock opname. Dalam proses ini, setiap bagian akuntansi akan mendapatkan lembar tentang semua stok yang ada dalam program. Lembaran tersebut akan menjadi acuan dalam menghitung jumlah stok di gudang. Sementara tim yang melakukan stock opname akan mengisi jumlah hitungan dalam lembar yang telah disediakan. Selanjutnya, hasil perhitungan tersebut akan disalin ke Microsoft Excel untuk bisa dibandingkan dengan stok versi program. Jika terjadi selisih maka dapat dilakukan pengecekan ulang atau penyesuaian persediaan.

Contoh Laporan Stok Barang Gudang

Spreadsheet masih menjadi salah satu program favorit untuk membuat laporan stok barang gudang atau stok opname. Berikut ini merupakan contoh laporan stok barang gudang dengan spreadsheet sederhana:

1. Langkah pertama adalah membuka lembar kerja pada spreadsheet, lalu membuat format laporan dengan mengisi nama perusahaan, nama laporan dan periode laporan.
2. Lalu, buatlah kolom untuk mengisi mengisi hasil stok opname seperti nomor, kode dan nama barang, jumlah satuan, harga barang, dan lain sebagainya.
3. Input semua data persediaan barang secara manual ke dalam format laporan yang sudah dibuat. Cukup mudah, bukan?

Itulah penjelasan dan contoh laporan stok barang gudang yang perlu Anda ketahui. Dalam melakukan pengelolaan barang di gudang, beberapa analisa juga dibutuhkan seperti mengetahui dan mengenal jenis barang dagangan yang disimpan dan cara merawatnya. Selain itu, Anda juga harus menerapkan sistem administrasi dan dokumentasi yang mampu memonitor arus keluar, masuk, dan penambahan stok barang. Pastikan untuk menetapkan cara dan prosedur penyimpanan, sehingga barang dagangan dapat bertahan di gudang sebelum adanya pengiriman atau permintaan dari pelanggan.
Atau Anda juga bisa menerapkan sistem random check baik itu harian atau mingguan, jika stok barang yang disimpan terdiri dari beberapa jenis barang. Setelah barang dagangan di gudang dapat dipastikan terkelola dengan baik, selanjutnya Anda juga harus mengelola keuangan perusahaan secara benar.

Konsultasikan keluhan keuangan bisnis anda pada kami, siap membantu apapun kendala keuangan anda. Kami menyediakan berbagai macam jasa keuangan diantaranya :

1. Jasa Pembukuan dan Jasa Akuntansi /Accounting Services
2. Jasa Penyusunan Laporan Keuangan 
3. Jasa Audit/ Atestasi/ AUP (Rekanan Kantor Akuntan Publik Terdaftar)
4. Jasa Konsultasi Manajemen & Keuangan/ Financial Management Services
5. Jasa Konsultasi Perpajakan/ Tax Services
6. Penjualan Software Accounting & Kasir (POS) Offline dan Online
7. Jasa Pelatihan (Training Akuntansi dan Software Akuntansi/ Kasir)